Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
„Usługi pocztowe dla Urzędu Miasta i Gminy Szamotuły w 2023 roku”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto i Gmina Szamotuły

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 631258230

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Dworcowa 26

1.5.2.) Miejscowość: Szamotuły

1.5.3.) Kod pocztowy: 64-500

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL418 - Poznański

1.5.7.) Numer telefonu: +48612927501

1.5.8.) Numer faksu: +48612920072

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: umig@szamotuly.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://platformazakupowa.pl/pn/szamotuly

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Usługi pocztowe dla Urzędu Miasta i Gminy Szamotuły w 2023 roku”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c82712c8-722a-11ed-aea3-5a7c432eaced

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00472998

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-12-02

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00040440/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Usługi pocztowe dla Urzędu Miasta i Gminy Szamotuły w 2023r.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/szamotuly

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wykonawców dotycząca złożenia,
zmiany i wycofania oferty znajduje się na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-
instrukcje1.Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca składa ofertę w postaci elektronicznej za pośrednictwem
Platformy.2.
Oferta, wniosek oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane
elektronicznym kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W procesie składania oferty, wniosku w
tym przedmiotowych środków dowodowych na platformie, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany lub podpis osobisty
Wykonawca składa bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do systemu. 3. Oferta powinna być: 1. sporządzona na
podstawie załączników niniejszej SWZ w języku polskim, 2. złożona przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za
pośrednictwem platforma zakupowa.pl,3. podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub
podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione4. Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez wykonawców
do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać “Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji
elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym
(eIDAS) (UE) nr 910/2014- od 1 lipca 2016 roku”.5. W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAdES
zewnętrzny.Zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików tj. podpisywanych plików z danymi oraz plików podpisu w
formacie XAdES.Szczegółowy opis określa SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z treścią rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L 119 z
04.05.2016), zwanego dalej „RODO”, Miasto i Gmina Szamotuły informuje że:
I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miasto i Gmina Szamotuły, adres siedziby: ul. Dworcowa 24, 64-500 Szamotuły,
tel. (61) 29-27-576, 568, fax 61 29 20 072, NIP 787-207-44-67, REGON 631258230, zwany dalej Miasto i Gmina Szamotuły.
Inspektor ochrony danych w Mieście i Gminie Szamotuły jest Pani Pani Aleksandra Cnota-Mikołajec, kontakt: iod@eduodo.pl.
II. RODZAJ DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
W ramach postępowania o udzielenie zamówienia, negocjacji umów, procedury ich zawarcia oraz realizacji, Miasto i Gmina
Szamotuły jest Administratorem danych osobowych w odniesieniu do danych osób fizycznych działających w imieniu własnym jako
kontrahenci lub jako przedstawiciele kontrahentów ich pracownicy, współpracownicy lub inne osoby zaangażowane ze strony
kontrahentów w negocjowanie i realizację umów. W ramach powyższego Administrator przetwarza identyfikacyjne i kontaktowe dane
osobowe, w postaci min. imienia, nazwiska, numeru telefonu, adresu e-mail oraz adresu do korespondencji oraz innych danych
wymaganych do wskazania w treści umowy lub w trakcie jej realizacji. Jeżeli w ramach negocjacji, zawarcia lub realizacji zawartej
umowy, kontrahent przekazał Administratorowi dane osobowe swoich przedstawicieli, pracowników lub współpracowników,
wskazuje się że niniejsza klauzula informacyjna ma zastosowanie także do tych osób i powinna zostać tym osobom udostępniona.
W ramach niniejszego postępowania Administrator przetwarza dane, które mogą dotyczyć osób fizycznych działających w imieniu
własnym lub jako przedstawiciele innych podmiotów, których udział w niniejszym postępowaniu związany jest w szczególności z
występowaniem jako(cd.w SWZ)
VIII. WYTYCZNE DLA WYKONAWCY
1. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków
formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą
m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności własny obowiązek informacyjny Wykonawcy, przewidziany w art. 13 RODO,
względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże
obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której
dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (vide: art. 13 ust. 4).
2. Ponadto Wykonawca wypełnia własny obowiązek informacyjny Wykonawcy, wynikający z art. 14 RODO względem osób
fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej
jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
3. Mając na uwadze powyższe, w celu ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane Zamawiającemu przez Wykonawcę oraz celem zapewnienia, że Wykonawca wypełnił wyżej wymienione własne obowiązki
informacyjne, a osoby których dane dotyczą posiadają wiedzę, że ich dane zostały ujawnione Zamawiającemu, Wykonawca składa
wobec Zamawiającego oświadczenie stanowiące Załącznik nr 6 do SWZ, w którego treści Wykonawca potwierdzi wypełnienie przez
Wykonawcę jego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO oraz potwierdzi przekazanie osobom
których dane dotyczą, treści klauzuli informacyjnej Zamawiającego

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WI.271.31.2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 377421,80 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym
i zagranicznym na rzecz Miasta i Gminy Szamotuły, ul. Dworcowa 26, 64-500 Szamotuły i w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczenia przesyłek oraz ich zwrotów, świadczonych przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku, zgodnie z przepisami:
1) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020r. poz.1041 ze zm.),
2) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r.
w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026 ze zm.),
3) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. 2019, poz. 474),
4) międzynarodowych przepisów pocztowych,
5) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem dostawie ustawy i rozporządzenia oraz postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
1. Cena usługi listowej nierejestrowanej, poleconej i wartościowej uzależniona jest od czasu doręczenia (ekonomiczna, priorytetowa) oraz od formatu przesyłek:
S – maksymalny wymiar koperty C5 (162 x 229 x 20mm) do 500 g
M – maksymalny wymiar koperty C4 (229 x 324 x 20mm) do 1000g
L – ponad wymiar koperty C4 ( suma nie może przekroczyć 900mm, przy czym długość nie może być większa, niż 600mm) do 2000g
2. Potwierdzenie odbioru – jest to usługa dodana do przesyłek rejestrowanych polegająca na doręczeniu nadawcy formularza z pokwitowaniem odbioru przesyłki przez adresata.
3. Przez przesyłki rejestrowane będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki do 2.000 g zawierające rzecz przyjętą w celu przemieszczenia i doręczenia:
a) ekonomiczne – przesyłki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,
b) priorytetowe - przesyłki rejestrowane będące paczkami najszybszej kategorii.
4. Wymiary przesyłek listowych:
a) Format S to przesyłki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm
b) Format M to przesyłki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm
c) Format L to przesyłki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm
maksimum – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm
5. Wymiary paczek pocztowych:
a) Gabaryt A: to paczki o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być większe niż 90 x 140 mm
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm
b) Gabaryt B to paczki o wymiarach:
minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 6300 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm
maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość – 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm
6. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym, oznacza to obrót na terenie krajów europejskich (łącznie z Cyprem, całą Rosją i Izraelem).
7. Druk bezadresowy- to ulotka z informacją pisemną lub graficzną, wykonana w więcej niż w jednym egzemplarzu, przesyłane bez danych identyfikujących adresata (tj. nazwa
i adres).
8. Przedmiotem umowy są usługi pocztowe:
1) w obrocie krajowym i zagranicznym ekonomiczne i priorytetowe:
a) przesyłki listowe nierejestrowane,
b) przesyłki listowe rejestrowane,
c) paczki pocztowe,

9. Przesyłki nie ujęte w Formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 3 do Specyfikacji będą opłacane zgodnie z obowiązującym w dniu nadania/zwrotu przesyłki cennikiem.
10. Zamawiający akceptuje możliwość zmiany w trakcie obowiązywania umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy:
a) w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, co spowoduje zastosowanie przez Wykonawcę obowiązującej stawki podatku VAT i skutkować będzie zmianą cen jednostkowych przesyłek,
b) w przypadku zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu asortymentowo-cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe (pod warunkiem wcześniejszego zatwierdzenia nowych cen usługi lub usług przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej); jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT.
– jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
11. Zakres rzeczowy usług – zestawienie ilościowe – Formularz ofertowy.

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi:
- Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - załącznik nr 7 do SWZ;
- Projekt umowy - załącznik nr 6 do SWZ,
- kosztorys ofertowy - załącznik nr 8 do SWZ

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 363 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Tak

4.2.12.) Opis wznowienia

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie:


KRYTERIUM RANGA
Cena (C) 100%
RAZEM: 100%

2. Kryterium cena (C) będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podanej przez Wykonawcę w ofercie.

Zamawiający przyzna punkty na podstawie poniższego wzoru:
C = Cmin / Co x 100 pkt.
gdzie: Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Co – cena brutto oferty ocenianej

3. Zamawiający dokona wyboru oferty tego z Wykonawców, która uzyska w wyniku oceny najwyższa liczbę punktów. Przyznanie punków poszczególnym ofertom odbędzie się w oparciu o w/w wzór.
Obliczenia będą dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
4. Punkty zostaną przyznane poprzez zaokrąglenie liczb do części setnych.
5. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, złożono oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
6. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Odpis lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) odpowiedniego zezwolenia, licencji, koncesji lub potwierdzenia wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do świadczenia określonych usług w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania;
b) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy-w tym okresie, wraz z podaniem wartości, podmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów-oświadczenie wykonawcy, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty powtarzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; Zamawiający zaleca wykorzystanie Załącznika nr 3 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-12-12 09:30

8.2.) Miejsce składania ofert: platformazakupowa.pl/pn/szamotuly

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-12-12 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-01-10

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE